Une réunion mal préparée et c’est la perte de temps assurée ! Comme préparer une réunion productive ? Voici la méthode B.O.R.O.M.I.R. pour gagner du temps, présentée par Damien Thouvenin en vidéo (texte ci après).

Le sigle B.O.R.O.M.I.R. est pour les termes suivants :

• B – Background
• O – Objet
• R – Résultat(s)
• O – Objectifs
• M – Méthode
• I – Invitation
• R – Réservation

B – Background

Contexte, sur quelle base va s’ouvrir la réunion

O – Objet

Souvent le titre de la réunion, l’objet ne doit pas être ambigu.
« Examen des résultats trimestriels et choix des objectifs du prochain » c’est mieux que « Point d’information ».

R – Résultat(s)

Une réunion vise à PRODUIRE UN RÉSULTAT.

Exemple : informer les gens, former les gens ou expliquer, réfléchir, arbitrier, organiser, construire un plan d’action, prendre une décision etc.

Si vous ne savez pas ce que votre réunion doit produire, il y’a toutes les chances qu’elle soit inefficace.

O – Objectifs

Quel est l’objectif de l’objectif. Qu’est-ce qui la rend nécessaire ? Qu’est-ce qu’il se passera si cette réunion n’a pas lieu ?

On attend de la réunion un résultat et ce résultat fait partie d’un objectif plus large.

M – Méthode

Une réunion est bien évidemment centrée sur l’échange. Comment va t’on arriver au résultat souhaité ? On n’utilisera pas la même méthode pour partager une information que pour prendre une décision ou arriver à un plan d’action. Comment animer la réunion pour qu’elle soit la plus productive possible ?
Est-ce qu’il faut plusieurs étapes ? Combien de temps avons-nous besoin ? Y’a t’il besoin d’un support ? Les participants ont-ils besoin de préparer qq chose ?

I – Invitation & invités

Qui j’invite, et qu’est ce que je leur dis ?
De quelles informations ont besoin les participants ? Faut-il une expertise sur le sujet, ou se documenter au préalable ? Est-ce qu’on contraire on a besoin d’une plus large diversité d’avis non avisés ou neutres ? Les personnes invitées ont elles besoin d’avoir un titre, une autorisation ou un pouvoir de décision particulier ?

N’oubliez pas : les réunions représentent un temps/homme non négligeable. Dans certains cas il vaut mieux faire 2 courtes réunions avec moins de personnes qu’une longue réunion avec beaucoup de monde.

Note : si vous avez une invitation et que vous n’êtes pas sûr de pouvoir y assister, dites-le ! Plutôt que de laisser l’organisateur compter sur vous, il pourra s’organiser pour se passer éventuellement de vous ou déplacer la réunion.

Envoyer une invitation calendaire (via Google Agenda, Outlook ou autre) peut-être utile, cependant Damien Thouvenin conseille de les envoyer séparément au mail d’invitation donnant l’ordre du jour et les autres informations utiles.

R – Réservation

La date et le lieu. Faut-il se voir vite ou au contraire se donner le temps de réfléchir / préparer la réunion ? Peut-il être intéressant de changer de lieu ?
Faut-il réserver un tableau ? DU matériel de créativité ?
Faut-il prévoir de la nourriture ? Des boissons ?
Faut-il prévoir des pauses ?
Si ça dure toute la journée est-ce qu’il faut qu’on réserve un restaurant ?
Faut-il prévoir des indications pour se rendre au rendez-vous ?

Conclusion

La méthode B.O.R.O.M.I.R fonctionne bien à condition de prendre en compte les différents points et leurs interconnexions.

Comme Damien Thouvenin vous le souhaite, je vous souhaite à mon tour des réunions productives !